Privacybeleid

Privacybeleid van StudiU

Ingangsdatum: 4 september 2026
Versie: 1.3

StudiU is een platform voor studio's en personal trainers. Het wordt geëxploiteerd door TA Fitness, tevens handelend onder de naam StudiU (“StudiU”, “wij”, “ons” of “onze”). Dit privacybeleid legt uit hoe wij persoonsgegevens verwerken wanneer je onze website bezoekt, contact met ons opneemt, een demo aanvraagt, een klantstudio vertegenwoordigt, een zakelijk StudiU-account gebruikt of op een andere manier met StudiU te maken hebt waarbij wij bepalen waarom en hoe je gegevens worden gebruikt.

StudiU verwerkt ook gegevens van leden en medewerkers namens klantstudio's. In dat geval is de studio doorgaans de verwerkingsverantwoordelijke en is StudiU haar verwerker. Punt 3 legt dit onderscheid uit.

1. Wie wij zijn

Verwerkingsverantwoordelijke: TA Fitness, tevens handelend onder de naam StudiU
Rechtsvorm: Eenmanszaak, gevestigd in Nederland
KvK-nummer: 62960652
Adres: Eleanor Rooseveltlaan 106, 1183 CL Amstelveen, Nederland
Privacycontact: Tal Assa
E-mail: empower@nextlevelams.nl

Wij hebben geen formele functionaris voor gegevensbescherming aangesteld. Privacyverzoeken en vragen kunnen aan bovenstaande contactpersoon worden gericht.

2. Voor wie dit beleid geldt

Dit beleid geldt voor:

bezoekers van de StudiU-website;
personen die contact met ons opnemen of een demo aanvragen;
eigenaren, vertegenwoordigers, beheerders en medewerkers van klantstudio's;
gebruikers van zakelijke StudiU-accounts;
contactpersonen voor ondersteuning, facturatie en marketing;
ouders, voogden en derde betalers van wie eigen gegevens via StudiU worden verwerkt;
leden voor zover StudiU zelfstandig het doel van een verwerking bepaalt.

NXT LVL Personal Training heeft eigen privacy-informatie voor leden en medewerkers. Dit beleid vervangt die verklaringen niet.

3. Wanneer een studio verantwoordelijk is voor ledendata

Wanneer een klantstudio StudiU gebruikt om haar leden of medewerkers te beheren, bepaalt die studio doorgaans waarom gegevens worden verzameld, welke gegevens verplicht zijn, hoe lang zij worden bewaard en wie toegang krijgt. De studio is dan verwerkingsverantwoordelijke en StudiU verwerkt de gegevens op basis van de gedocumenteerde instructies van de studio en onze verwerkersovereenkomst.

Dit kan onder andere gaan om:

identiteit, contactgegevens, adres, geboortedatum en profielfoto;
gegevens van voogden, noodcontacten en derde betalers;
accounts, rollen, rechten, authenticatie- en beveiligingsgegevens;
lidmaatschappen, abonnementen, boekingen, aanwezigheid en aankoophistorie;
facturen, betaalstatus, IBAN- en SEPA-mandaatgegevens;
berichten, documenten, verklaringen en trainersnotities;
optionele gezondheids-, blessure-, fitness-, voortgangs- en meetgegevens;
toestemmingen, voorkeuren en intrekkingen;
optionele AI-interacties voor volwassenen, voorstellen en goedkeuringsgegevens;
migratiegegevens die de studio of haar vorige systeem aanlevert.

Leden nemen voor privacyrechten of vragen over het gebruik van hun gegevens eerst contact op met hun eigen studio. Neemt een lid rechtstreeks contact op met StudiU, dan sturen wij het verzoek doorgaans veilig door naar de verantwoordelijke studio en helpen wij die studio bij de afhandeling. Wij gebruiken de ledenlijst van een externe studio niet voor marketing van StudiU of NXT LVL.

Elke studio moet haar eigen privacy-informatie verstrekken en beschikken over een geldige grondslag, waaronder een toepasselijke uitzondering van artikel 9 AVG wanneer zij gezondheidsgegevens gebruikt.

4. Persoonsgegevens die wij als verwerkingsverantwoordelijke verzamelen

Afhankelijk van je relatie met ons kunnen wij de volgende gegevens verwerken.

Website- en demogegevens

naam, e-mailadres en telefoonnummer;
functie, bedrijfsnaam, bedrijfstype en zakelijke website of socialmediapagina;
geschat aantal klanten en medewerkers;
informatie over huidige systemen, bedrijfsbehoeften en demowensen;
voorkeurstaal, afspraakgegevens en correspondentie;
de versie van de getoonde privacy-informatie en datum/tijd van kennisneming;
technische verzoek-, beveiligings- en misbruikpreventiegegevens, waaronder IP- of pseudonieme identificatoren die onze infrastructuurproviders verwerken, en een pseudonieme (gehashte) IP-identificator die wij zelf bij de aanvraag opslaan voor misbruikpreventie. Het onbewerkte IP-adres waarmee je het demoformulier verstuurt, slaan wij niet op.

Vermeld in het demoformulier geen gezondheidsinformatie of andere onnodige gevoelige gegevens.

Klant- en zakelijke accountgegevens

naam, zakelijke contactgegevens, organisatie, rol en rechten;
account-, inlog-, authenticatie-, sessie- en apparaatgegevens;
klantconfiguratie, servicegebruik en beheerhandelingen;
ondersteuningsverzoeken en communicatie;
contracten, gekozen diensten en accountstatus;
facturen, betaalstatus, terugbetalingen en financiële administratie;
beveiligings-, toegangs- en auditlogs.

Marketinggegevens

e-mailadres of telefoonnummer;
het gekozen merk, de studio, het kanaal en de onderwerpen;
tekst/versie van de toestemming, datum, tijd, bron en intrekkingshistorie;
na afmelding een minimale blokkaderegistratie om hernieuwde toevoeging te voorkomen.

Marketing is optioneel. Serviceberichten, zoals beveiligingsmeldingen, afspraken, facturen en belangrijke wijzigingen van de dienst, zijn geen marketing.

Gegevens uit andere bronnen

Wij kunnen informatie ontvangen van je werkgever of studio, een verwijzer, Mollie, onze dienstverleners of een vorig systeem tijdens een door de klant goedgekeurde migratie. Als gegevens niet rechtstreeks van jou afkomstig zijn, moet de betreffende verwerkingsverantwoordelijke je informeren zoals de wet vereist.

5. Waarom wij gegevens gebruiken en op welke grondslag

Wij verwerken persoonsgegevens voor de volgende doeleinden:

Doel	Grondslag wanneer StudiU verwerkingsverantwoordelijke is
Vragen beantwoorden, een demo plannen en gevraagde precontractuele stappen uitvoeren	Overeenkomst/precontractuele stappen waar toepasselijk; anders ons gerechtvaardigd belang om zakelijke vragen te beantwoorden
Klantaccounts aanmaken/beheren en de StudiU-dienst leveren	Uitvoering van een overeenkomst; gerechtvaardigd belang voor vertegenwoordigers van zakelijke klanten
Klantenservice, servicecommunicatie en accountbeheer	Overeenkomst en ons gerechtvaardigd belang om de dienst te exploiteren en ondersteunen
Facturatie, administratie en naleving van fiscale/administratieve verplichtingen	Wettelijke verplichting en overeenkomst
Beveiliging van platform, accounts en netwerk; voorkomen van fraude, misbruik en incidenten	Ons gerechtvaardigd belang en het belang van klanten en gebruikers bij een veilige dienst
Toegangs-, goedkeurings-, migratie- en auditregistraties bijhouden	Ons gerechtvaardigd belang bij verantwoording, beveiliging en geschilafhandeling; wettelijke verplichting waar van toepassing
Optionele marketing door StudiU	Toestemming
Optionele AI-functionaliteit voor onze rechtstreekse gebruikers	Toestemming of uitvoering van de specifiek gevraagde optionele dienst, afhankelijk van de situatie
Geaggregeerde service- en websitestatistieken	Ons gerechtvaardigd belang om de dienst te begrijpen en verbeteren, mits gegevens geminimaliseerd zijn en niet voor advertentietracking worden gebruikt
Rechtsvorderingen instellen, uitoefenen of onderbouwen	Ons gerechtvaardigd belang en wettelijke verplichtingen

Wanneer wij uitsluitend verwerker zijn, bepaalt de klantstudio de grondslag. Wij gebruiken toestemming niet wanneer verwerking noodzakelijk is en intrekking niet werkelijk mogelijk zou zijn.

6. Verplichte en optionele informatie

Welke informatie verplicht is, hangt af van de gekozen dienst:

naam en e-mailadres zijn doorgaans vereist om een account aan te maken en te beheren;
een factuur-/woonadres kan nodig zijn voor een abonnement, facturatie, betalingsherinneringen of invordering van contractuele bedragen;
IBAN- en betaalgegevens zijn alleen vereist wanneer automatische incasso of een andere relevante terugkerende betaalmethode wordt gekozen;
gezondheidsinformatie, metingen, profielfoto's, noodcontacten, WhatsApp, AI en marketing zijn optioneel;
een geverifieerde geboortedatum of minderjarigheidsstatus is vereist wanneer leeftijd gevolgen heeft voor voogdij of toegang tot functies voor volwassenen.

Als vereiste service-informatie niet wordt verstrekt, kan het betreffende account, de betaalmethode of functie niet beschikbaar zijn. Weigering van optionele verwerking verhindert het gebruik van de kerndienst niet.

7. Gezondheidsgegevens en minderjarigen

Gezondheids-, blessure- en bepaalde fitness-/meetgegevens kunnen bijzondere persoonsgegevens zijn onder de AVG. Klantstudio's zijn verantwoordelijk voor een geldige uitzondering volgens artikel 9, waaronder waar passend afzonderlijke uitdrukkelijke toestemming, en voor het verzamelen van uitsluitend relevante informatie. StudiU past aanvullende toegangs- en beveiligingsmaatregelen toe.

Wanneer in Nederland voor iemand jonger dan 16 jaar op toestemming wordt gesteund, is doorgaans toestemming van de wettelijke vertegenwoordiger nodig. Voogdij, gezondheidstoestemming, aanvaarding van het lidmaatschap en betaler-/SEPA-goedkeuring worden afzonderlijk vastgelegd. Kinderen behoren ook een uitleg te ontvangen die past bij hun leeftijd.

De AI-functionaliteit van StudiU is beperkt tot volwassenen. Gegevens van accounts die aan personen onder 18 jaar toebehoren, mogen niet naar Anthropic worden verzonden.

8. Kunstmatige intelligentie

Studio's kunnen kiezen voor een optionele AI-functie die via de commerciële API van Anthropic gebruikmaakt van Claude-modellen (momenteel Claude Haiku en Claude Sonnet). De functie kan beperkte vragen van een volwassen gebruiker over het abonnement of rooster beantwoorden en handelingen voorstellen, voorbereiden of — wanneer de studio dit heeft ingeschakeld — uitvoeren binnen de rechten en regels die hieronder staan.

Gebruikers worden geïnformeerd wanneer zij met AI communiceren en kunnen een mens bereiken.
De functie is optioneel en kan worden uitgeschakeld of ingetrokken.
Boekings-, facturatie-, contract-, account- of gegevenshandelingen met gevolgen worden alleen uitgevoerd voor zover de studio dit heeft ingeschakeld: op basis van een uitdrukkelijke opdracht van een persoon, een door de studio of de gebruiker ingestelde automatiseringsregel, of bevestigende goedkeuring door een bevoegde persoon. Elke handeling wordt geregistreerd en kan door de studio worden gecontroleerd en teruggedraaid, en er kan altijd een persoon worden ingeschakeld.
Het systeem minimaliseert en pseudonimiseert de context vóór verzending. Rechtstreekse contactgegevens, adressen, IBAN's, gezondheidsgegevens, trainersnotities en onbeperkte berichtgeschiedenis zijn niet toegestaan in AI-prompts. De enige gezondheidsgerelateerde uitzondering is de hieronder beschreven scanfeedback, waarvoor afgeleide scancijfers worden verzonden op basis van de uitdrukkelijke toestemming van het lid.
Serverrechten bepalen welke gegevens en handelingen beschikbaar zijn; het model kan zichzelf geen toegang verlenen.
Gegevens van de ene studio worden niet gebruikt in de AI-context van een andere studio.
Klantgegevens mogen niet worden gebruikt om generatieve modellen van Anthropic of StudiU te trainen.
StudiU gebruikt AI niet voor uitsluitend geautomatiseerde besluiten met rechtsgevolgen of vergelijkbare aanzienlijke gevolgen.

Studio's kunnen daarnaast AI-geschreven feedback op bodyscans inschakelen. Wanneer een studio dit aanzet, genereert de app een korte, op training gerichte alinea over de eigen scanresultaten van een lid, zichtbaar in de ledenapp en voor studiomedewerkers en gemarkeerd als AI-ondersteund. Hiervoor worden uitsluitend afgeleide cijfers verzonden: afgeronde scanwaarden, veranderingen ten opzichte van de vorige scan, aantallen sessies en activiteitstypen. De naam, contactgegevens, geboortedatum, ruwe scangegevens en het scanrapport van het lid worden nooit meegestuurd. Omdat deze afgeleide cijfers de gezondheid betreffen, wordt de alinea alleen gegenereerd voor volwassen leden van wie de uitdrukkelijke toestemming voor gezondheidsgegevens (artikel 9 AVG) van kracht is; het intrekken van die toestemming stopt het genereren en verbergt bestaande alinea's. Studiomedewerkers kunnen een alinea bovendien altijd verbergen of opnieuw genereren, en de feedback bevat nooit medisch advies of een diagnose.

Ruwe AI-prompts en antwoorden worden normaal niet langer dan 30 dagen bewaard. Auditgegevens van goedkeuringen/handelingen kunnen maximaal 24 maanden worden bewaard; voor financiële gegevens geldt de toepasselijke fiscale bewaartermijn.

9. Betalingen en SEPA-incasso

Elke klantstudio koppelt doorgaans haar eigen Mollie-merchantaccount. Mollie verwerkt betalingen voor eigen betalings-, fraudepreventie- en wettelijke doeleinden en verstrekt eigen privacy-informatie.

StudiU kan op instructie van de studio de Mollie-klant-/merchantidentificatie, transactie- en betaalstatus, naam van de rekeninghouder, IBAN, BIC, uniek mandaatkenmerk, ondertekeningsdatum en mandaatstatus verwerken. Volledige IBAN's zijn beperkt toegankelijk en worden gemaskeerd wanneer volledige weergave niet nodig is. Ze worden niet gebruikt voor marketing, analytics of AI.

StudiU bewaart geen kaartverificatiecodes, pincodes of volledige betaalkaartgegevens. Wanneer de betaler niet het lid is, bijvoorbeeld een ouder die voor een kind betaalt, moet de betaler het eigen SEPA-mandaat aanvaarden en wordt die persoon als afzonderlijke betrokkene behandeld.

10. Wie persoonsgegevens ontvangt

Toegang is beperkt tot bevoegde personen die deze nodig hebben voor exploitatie, ondersteuning, beveiliging, migratie of administratie en die aan geheimhouding zijn gebonden. Gebruikers van klantstudio's zien informatie volgens hun rol en rechten.

Afhankelijk van de ingeschakelde functies kunnen de volgende dienstverleners gegevens verwerken:

Supabase: database, authenticatie en opslag; de primaire projectregio is Frankfurt, Duitsland;
Vercel: hosting van website/applicatie en privacygerichte Web Analytics. Applicatiefuncties worden uitgevoerd in de Europese Unie (Frankfurt, Duitsland), dezelfde regio waar de database is opgeslagen;
Resend: transactionele e-mail en marketing waarvoor toestemming bestaat;
Cloudflare: Turnstile en misbruik-/botbescherming; en versleutelde externe back-upopslag (R2, EU-jurisdictie). Back-ups worden versleuteld voordat ze onze systemen verlaten, met sleutels die uitsluitend wij beheren, waardoor Cloudflare de inhoud niet kan inzien;
Anthropic: optionele AI-verwerking voor volwassenen via de commerciële API;
Sentry: fout- en betrouwbaarheidsmonitoring, ingesteld om persoonsgegevens te minimaliseren;
Google Workspace: zakelijke e-mail, agenda, vergaderingen en documenten;
Mollie: betalingsverwerking zoals hierboven beschreven;
WhatsApp Business/Meta: optionele operationele communicatie wanneer de studio of gebruiker daarvoor kiest.

Wij kunnen beperkte informatie delen met professionele adviseurs, auditors, verzekeraars, bevoegde autoriteiten of rechtbanken wanneer dat redelijkerwijs nodig of wettelijk verplicht is. Wij verkopen geen persoonsgegevens.

Actuele informatie over onze subverwerkers en doorgiftewaarborgen kan worden opgevraagd via empower@nextlevelams.nl.

11. Internationale doorgifte

Sommige dienstverleners of hun subverwerkers kunnen persoonsgegevens buiten de Europese Economische Ruimte verwerken, waaronder in de Verenigde Staten. Als een toepasselijk adequaatheidsbesluit de doorgifte niet dekt, gebruiken wij waarborgen zoals de modelcontractbepalingen van de Europese Commissie en waar passend aanvullende technische en organisatorische maatregelen.

Applicatiehosting en functie-uitvoering, databaseopslag en back-upopslag bevinden zich alle in de Europese Unie. Doorgiften buiten de EER zijn beperkt tot de specifieke providerdiensten beschreven in artikel 10.

Je kunt nadere informatie of een kopie van relevante waarborgen opvragen, met noodzakelijke weglatingen voor vertrouwelijke of beveiligingsgevoelige informatie.

12. Cookies, browseropslag en analytics

StudiU gebruikt opslag die noodzakelijk is voor authenticatie, beveiliging, taal- of servicevoorkeuren. Cloudflare Turnstile verwerkt technische apparaat- en netwerkgegevens om formulieren te beschermen en kan, afhankelijk van de beveiligingsconfiguratie, een noodzakelijke beveiligingscookie gebruiken.

Vercel Web Analytics is ingesteld als cookieloze, privacygerichte analyticsdienst. Deze levert geaggregeerde informatie zoals pagina's, verwijzers, globale locatie, browser, apparaat en besturingssysteemcategorieën. Wij sturen niet opzettelijk namen, contactgegevens, formulierantwoorden, ledenidentificaties, gezondheids- of betaalgegevens mee in analyticsevents.

Wij gebruiken geen advertentie- of retargetingtrackers. Als wij in de toekomst niet-noodzakelijke cookies of tracking introduceren, informeren wij daarover en vragen wij waar vereist toestemming voordat deze worden geactiveerd.

13. Bewaartermijnen

Wij bewaren persoonsgegevens niet langer dan nodig voor het genoemde doel, klantinstructies, wettelijke verplichtingen of een gedocumenteerde rechtsvordering.

Onze gebruikelijke termijnen als verwerkingsverantwoordelijke zijn:

demoaanvragen die geen klant worden: 12 maanden na de demo of het laatste betekenisvolle contact;
klantaccountgegevens: gedurende de klantrelatie en daarna doorgaans 12 maanden, tenzij voor een specifiek record een langere termijn geldt;
facturen, betalingen en kernadministratie: 7 jaar;
afgesloten ondersteuningsverzoeken: 24 maanden; gevoelige bijlagen worden normaal binnen 90 dagen na oplossing verwijderd;
gewone beveiligings-/toegangslogs: 12 maanden; werkelijke incidentgegevens kunnen maximaal 5 jaar of tot oplossing worden bewaard;
bewijs van marketingtoestemming: zolang nodig om toestemming aan te tonen, doorgaans maximaal 5 jaar na de betreffende marketing; een minimale afmeldregistratie blijft bestaan zolang marketing wordt uitgevoerd;
AI-gegevens: zoals beschreven onder punt 8.

Voor door de studio beheerde ledendata volgt StudiU de gedocumenteerde instructies en ingestelde termijnen van de studio. Platformstandaarden verwijderen of anonimiseren gewone ledendata normaal binnen 12 maanden na einde van het lidmaatschap, met inachtneming van kortere studio-instructies en wettelijk verplichte financiële/mandaatgegevens. Tijdelijke bestanden van een geslaagde migratie worden normaal binnen 7 dagen verwijderd en ruwe migratiepakketten binnen 30 dagen na goedkeuring door de studio.

Na beëindiging van een studiocontract heeft de studio normaal een export-/ herstelperiode van 30 dagen voordat productiegegevens worden verwijderd. Versleutelde back-ups vervallen via de normale back-upcyclus, uiterlijk binnen 90 dagen. Bij herstel van een back-up worden eerdere verwijderingsinstructies opnieuw toegepast.

14. Beveiliging

Wij gebruiken technische en organisatorische maatregelen die passen bij de aard en het risico van de verwerking. Deze omvatten rolgebaseerde en per studio gescheiden toegang, multifactorauthenticatie voor bevoorrechte rollen, versleuteling tijdens overdracht en opslag, aanvullende bescherming en maskering van gevoelige gegevens, toegangs-/auditlogs, sessiebeheer, back-ups, kwetsbaarhedenbeheer en incidentprocedures.

Geen enkel systeem kan absolute beveiliging garanderen. Bij een inbreuk in verband met persoonsgegevens registreren en behandelen wij deze, informeren wij getroffen klantstudio's zonder onredelijke vertraging wanneer wij verwerker zijn en doen wij waar vereist meldingen aan toezichthouders of betrokkenen.

15. Jouw rechten

Onder de voorwaarden en uitzonderingen van de AVG kun je recht hebben op:

inzage en een kopie van je persoonsgegevens;
correctie van onjuiste of onvolledige gegevens;
verwijdering;
beperking van verwerking;
bezwaar tegen verwerking op basis van gerechtvaardigd belang;
te allen tijde bezwaar tegen direct marketing;
gegevensoverdraagbaarheid waar van toepassing;
intrekking van toestemming, zonder gevolgen voor eerdere rechtmatige verwerking;
menselijke tussenkomst waar wettelijk relevante geautomatiseerde besluitvorming plaatsvindt.

Neem voor gegevens die door een externe studio worden beheerd eerst contact op met die studio. Voor gegevens waarvoor StudiU verantwoordelijk is, mail je naar empower@nextlevelams.nl. Wij kunnen je identiteit verifiëren, bijvoorbeeld met een eenmalige code naar het geregistreerde e-mailadres. Wij reageren doorgaans binnen één maand.

Verwijdering is niet absoluut. Beperkte informatie kan worden bewaard wanneer dat nodig is voor fiscale, betaal-, mandaat-, beveiligings-, geschil- of andere wettelijke verplichtingen, waarbij toegang tot dat doel wordt beperkt.

Je kunt een klacht indienen bij de Nederlandse toezichthouder: Autoriteit Persoonsgegevens.

16. Marketing en communicatie

Wij sturen elektronische marketing alleen wanneer de ontvanger zich heeft aangemeld of een andere specifieke wettelijke uitzondering geldt. Toestemming wordt gescheiden naar afzender, merk en kanaal. Elk marketingbericht vermeldt de afzender en biedt een gratis, eenvoudige afmelding.

StudiU-marketing is beperkt tot aangemelde zakelijke StudiU-contacten en leads. NXT LVL beheert eigen marketing. Externe studio's beheren hun eigen ledenmarketing via StudiU. Wij voegen deze lijsten niet samen en gebruiken ledendata van een externe studio niet voor reclame van StudiU of NXT LVL.

WhatsApp is optioneel. Gebruikers kunnen een beschikbaar e-mail- of in-app alternatief gebruiken. Gedetailleerde gezondheids-, financiële en trainersinformatie hoort in StudiU te blijven en niet in WhatsApp.

17. Wijzigingen van dit beleid

Wij kunnen dit beleid aanpassen wanneer onze diensten, dienstverleners of wettelijke verplichtingen veranderen. De actuele versie en ingangsdatum staan op deze pagina. Wij informeren getroffen gebruikers per e-mail voordat belangrijke wijzigingen ingaan. Als een nieuw doel toestemming vereist, vragen wij die toestemming voordat de verwerking begint.

18. Contact

Vragen en verzoeken kun je sturen aan:

Tal Assa — privacycontact van StudiU
E-mail: empower@nextlevelams.nl
Adres: Eleanor Rooseveltlaan 106, 1183 CL Amstelveen, Nederland